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あなたは、電子メールを1日にどのくらい受信していますか?ある調査会社のレポートによると、平均受信数は「10件以上50件未満」がもっとも多いと報告されています。

先日、あるデザイン会社からこのようなご相談をいただきました。業務内容としては、大手広告代理店からの案件が中心で大きく分けますと

  • 新規ホームページ作成
  • 既存のホームページの修正
  • バナー制作
  • 名刺作成

などの案件の依頼が毎日50件以上くるようです。

現在は、そのひとつひとつのメールを確認し、各メールフォルダに分けているようです。さらに、依頼担当者が別々な為、さらに混乱を招き、メールの見落としや返信忘れなどが頻繁に起こってしまい、メールに振り回されて困っていますと…

そんなおりに「IMAGINE TOKYO」のイベントでAutomation Anywhere社のRPAの事を知り、Automation Anywhere社の代理店の株式会社ビットにご相談が来ました。

RPAが初めての方なので、丁寧に分かりやすくAutomation Anywhere社のRPAの説明をし、後日RPA導入のご提案をいたしました。

→ 株式会社ビットAutomationAnywhereとの販売代理店契約

ご提案内容は下記の通りになります。

メールの件名を定型文にする

流石に件名がバラバラですと、RPAでも反応しない場合がありますので、下記のように定型文にしました。

例:「差出人 + 案件の内容 + 添付(あり・なし)」

① 初めにメールを受信しますと、まず「差出人」がExcelに自動転記されます。

② 次に「案件の内容」がExcelに自動転記されます。この場合、優先順位を各リストに指定していると、優先順位と納期日を分析しExcelに自動転記されます。

  • 新規ホームページ作成(Aランク)
  • 既存のホームページの修正(Bランク)
  • バナー制作(Cランク)
  • 名刺作成(Dランク)

③ 次に添付ファイルがある場合は、解凍し案件名を記載した各フォルダに収納します。

④ 担当者別のExcelシートに案件の内容が自動転記されます。シートには、優先順位と納期日を分析した案件が記載されておりますので、Excelシートの上位から作業をすれば納期の混乱も避けられます。

⑤ 最後に一連の動作が終わり次第、差出人へ返信メールを送信いたします。

これにより、RPAがスケジュール管理し仕事効率が格段に上がります。

RPAは、操作性・カスタマイズ性に優れたソフトウエアです

RPAは、状況に応じてカスタマイズできることが最大のメリットになります。今回ご提案させていただきました「メール送受信を自動化の流れ」も含め、株式会社ビットでは各企業様にあったRPAのカスタマイズを行います。

言葉を聞いただけでは、なかなか理解しづらいRPAの奥深さ

株式会社ビット運営のRPAサイト「RPA(ロボットによる業務自動化)株式会社ビット」でも、デモ動画をご紹介しておりますが

さらに、RPA導入の素晴らしさをお客様に実感してもらいたく、株式会社ビットでは2018年12月20日までにお申し込みいただいた方限定のキャンペーン「BIT QUICK START SERVICE(クイックスタートサービス)」をご提供しております。

BIT QUICK START SERVICE(クイックスタートサービス)をご利用いただければ、1週間で御社の「サンプル1業務のRPA化」ができ、すぐに製品評価が行えます。デモ版では体感できない魅力的なキャンペーンになりますので、この機会に是非ご検討していただければ幸いです。

クイックスタートキャンペーンの詳細はこちら(PDF:1.96 MB)

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Demo Video

RPA(ロボットによる業務自動化)のデモ動画をご紹介いたいます

RPAデモ動画「交通費精算編」

RPAデモ動画「ブラウザデータ取得編」

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